Wanneer je cliënt van INTRN bent of wil worden dan deel je persoonsgegevens met ons. Wij vinden het belangrijk dat er op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens van onze cliënten (en hun vertegenwoordigers) wordt omgegaan. In deze privacyverklaring leggen we graag uit welke gegevens we van je verzamelen, met welke reden, wat we hiermee doen en welke rechten je hebt.
Als je in contact met ons wil komen kan je op de website van INTRN een contactformulier invullen. We vragen om je naam en e-mailadres, zodat we weten met wie we contact gaan leggen en hoe we je kunnen bereiken. Daarnaast vragen we je om een bericht te formuleren in het tekstveld. Zo kunnen wij ons voorbereiden en je zo efficiënt mogelijk helpen. Wanneer je het contactformulier invult, geef je toestemming om deze te gebruiken voor het leggen van contact. De gegevens die je aan ons toevertrouwt gebruiken wij niet voor andere (commerciële) doeleinden. De gegevens komen terecht in onze mailbox. Nadat de communicatie is beëindigd, bewaren we de gegevens nog maximaal zes maanden voor nazorg of om latere vragen te kunnen beantwoorden. Te allen tijde heb je het recht om in te zien welke gegevens wij van je bezitten. Wij zullen deze gegevens binnen 30 dagen na aanvraag aan je verstrekken. Je hebt ook het recht om jouw persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen, hiervoor geldt dezelfde termijn.
Voor (actieve) cliënten van INTRN gelden andere regels omdat wij jouw gegevens nodig hebben om zorg te leveren. We verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens om je zorg en begeleiding te kunnen bieden zoals we dat met je hebben afgesproken in je zorgovereenkomst. We vragen je een intakeformulier (met o.a. persoonsgegevens) in te vullen en deze mee te nemen naar het intakegesprek. Wanneer je in zorg komt, leggen we je persoonsgegevens vast in een elektronisch cliëntdossier. De toegang tot de gegevens is uitsluitend voor de medewerkers en stagiaires. Indien je besluit geen zorg/begeleiding bij ons af te nemen of wij besluiten dat wij je niet de juiste zorg/begeleiding kunnen leveren, vernietigen wij de persoonsgegevens die je hebt aangeleverd. Wij verkopen nooit je persoonsgegevens.
De gegevens die wij over cliënten opslaan en verwerken zijn:
Wat zijn je rechten?
De cliënt en/of zijn/haar (wettelijk) vertegenwoordiger zijn gerechtigd de opgeslagen informatie in te zien, te corrigeren en/of aan te vullen, voor zover deze informatie geen risico of gevaar oplevert voor het welzijn en/of de begeleiding van de desbetreffende cliënt. Aanvullend heeft de cliënt recht om:
Wie hebben toegang tot de persoonsgegevens?
De directie is verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens. De medewerkers en stagiaires hebben toegang tot de persoonsgegevens van cliënten, voor zover nodig voor de uitvoering van hun zorgtaak. De medewerkers en stagiaires hebben ten aanzien van alle gegevens een beroepsgeheim.
Zorginhoudelijk: met wie delen we jouw gegevens?
De persoonsgegevens van cliënten worden verwerkt in een digitaal cliëntdossier (ZilliZ). Als een andere organisatie persoonsgegevens verwerkt voor ons moet er een verwerkersovereenkomst getekend worden. In deze overeenkomst staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen, mogen verwerken en hoe ze ermee om moeten gaan. Wij delen geen persoonsgegevens met derden, tenzij dit voor de zorg aan de cliënt van groot belang is. Dit gebeurt in overleg met jou. Wij delen bijvoorbeeld relevantie informatie met organisaties die belast zijn met het vaststellen of er toegang tot zorg nodig is, zoals met bijvoorbeeld een Sociaal Wijkteam. Ook kan het nodig zijn zorginhoudelijk overleg te voeren met de bij jou betrokken ketenpartners, zoals behandelaren en huisartsen, of in het kader van overdracht naar een andere organisatie. Wij delen nooit meer gegevens dan nodig is. Bij de start van jouw traject, wordt er aan jou een toestemmingsverklaring uitgedeeld waarop je per betrokken organisatie kunt aangeven of je akkoord bent met dat wij gegevens uitwisselen.
Steeds wanneer er iemand nieuws in jouw leven komt die belang heeft bij het uitwisselen van gegevens of informatie, wordt jou opnieuw om toestemming gevraagd. Wanneer overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen, zijn we verplicht die te delen. Bijvoorbeeld de politie of de inspectie gezondheidszorg en jeugd.
Bewaartermijnen: hoe lang bewaren we jouw gegevens?
Wij hebben wettelijke verplichtingen waardoor wij persoonsgegevens een bepaalde tijd moeten bewaren, ook wanneer je uit zorg bent. De zorginhoudelijke gegevens bewaren we voor cliënten uit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) vijftien jaar en de Wet langdurige zorg (Wlz) en Jeugdwet twintig jaar. De bewaartermijn begint te lopen vanaf het moment waarop de laatste gegevens in het dossier zijn genoteerd. Voor gegevens die vallen onder de fiscale bewaarplicht geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens vernietigd.
Hebben jullie iemand die ik kan aanspreken?
INTRN heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld. De functionaris houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving. De functionaris is bereikbaar via: info@intrn.nl.
Heb je een klacht?
Als je een klacht hebt over de wijze waarop wij als organisatie met je privacy zijn omgegaan dan kun je een klacht indienen conform onze Klachtenregeling voor cliënten of deze rechtstreeks indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.